ニーズウェル　旅費経費精算領域における精算業務の最適化[AD]

引馬 秀太
株式会社ニーズウェル 第3システム事業部 第1システム部　ビジネスコンサルグループ　グループマネージャー

2025年4月の改正国家公務員等旅費法の施行を一つの契機として、大学においても旅費・経費管理の在り方を見直す動きが広がっている。しかし、旅費をはじめとした経費精算を依然として紙で運用している大学は少なくない。

紙ベースの業務では、申請者が手入力し、領収書などの証憑を別途提出しなければならない。経理担当者は原本との照合や内容確認に時間を要し、差し戻しや修正対応も発生しやすい。さらに、紙の申請内容を会計システムへ転記する作業も必要となり、業務効率化の妨げとなる。

ニーズウェルの引馬秀太氏は、「申請者・承認者ともに、本来注力すべきではない業務に多くの時間を費やしています。経費精算のDXは、効果が大きい領域です」と語る。

ニーズウェルが導入を支援する「SAP Concur」は、事前申請から出張後の精算、支払処理までをデジタル化するクラウドサービスだ。ICカードや法人カードなどの決済データを自動連携することで入力負荷を軽減し、学内規程に基づくチェックも自動化。入力ミスや不備の防止につながる。承認フローもシステム上で自動化され、押印も不要となる。精算から会計・支払処理までをシームレスにつなげられる点も大きなメリットだ。

ニーズウェルは、SAP Concurの導入支援にとどまらず、教育機関向けの関連サービスも展開している。会計連携サービス「CoNeCt-Pro」は、経費データの取得から仕訳データ作成、基幹システム向けファイル出力までを一括で担い、学校会計基準にも対応する。OCRサービス「Invoice PA」は、請求書を自動で読み取り、過去の処理内容を学習して科目情報などを補完。「Invoice PA Direct」では、取引先が直接システムへ請求書をアップロードでき、受領から処理までの一元管理が可能だ。

また、不正自動検知システム「Nチェッカ-Pro」は、勤怠データと出張申請内容を照合し、不整合のある申請を自動検知する。

教育機関向け導入パッケージ「Academy AS」では、初期設定からマニュアル整備、ユーザートレーニングまでを包括支援。操作ガイドを表示する「Nナビ」と組み合わせ、システム定着と運用負荷軽減も図る。 ニーズウェルでは、SAP Concurと各種ソリューションを組み合わせることで、経費精算業務全体の効率化を進め、教育・研究に集中できる環境づくりを支援していく考えだ。