研究費・経費管理のDXによる大学経営モデルの変革[AD]

原 健一郎
株式会社コンカー 営業統括本部 公共営業部 アカデミックセールスエグゼクティブ

出張・経費管理クラウドサービス「SAP Concur」は旅費・立替精算を行う「Concur Expense」、請求書処理を担う「Concur Invoice」、海外出張手配に対応する「Concur Travel」の３つで構成。国内外のデファクトサービスとして利用され「政府情報システムのためのセキュリティ評価制度（ISMAP）」に出張・経費管理クラウド分野で初めてSaaSとして登録された。多くの大学では研究費や経費管理の業務において紙と人手によるアナログ運用が山積している。こうした短期的な改善が可能な業務領域にフォーカスしDXを通じた業務改革を支援。日本では私立大学の導入を機に山口大学や東北大学、弘前大学と国立大学の導入も進んでいる

営業統括本部の原健一郎氏は「特長の一つは、経費にまつわる情報をきめ細かく管理できること。大学では予算管理や執行ルールなど複雑できめ細かい管理が求められるため、コンカーの特長を最大限に引き出して最適に利用できます」と話す。

研究費・経費管理のDXを実現する「変革」には、デジタルを前提とした業務プロセスの再設計が重要だ。コンカーが提案する「D2D（デジタルトゥデジタル）」の世界では「入力・審査・保管」の一連の流れを全てデジタルを前提とした運用を目指す。例えば、使われた経費データが自動的に申請書に反映される入力レス。交通系ICカード、法人カード、QRコード決済など経費の発生源で様々な外部データと連携^※。改ざん不可能なデータを取り込むことで入力ミスを防ぎ業務効率化を実現。カラ出張などの不正を防ぐガバナンス強化にも貢献する。

また、各大学が定める校費・研究費や外部資金の執行ルールに基づき入力時点で自動チェックを実行。不適切な申請はアラートで抑止し、例外申請には上長承認時に明確な注意喚起を表示することで、メリハリの利いた統制を実現する。蓄積したデータはBIツールを用いて分析に活用。横断的なモニタリングで不自然なパターンを検出し、不正抑止に資する仕組みの構築もできる。

「旅費や物品購入額などコスト情報を分析し、余った予算を別のことに使うなど、コストマネジメントに関わる分析も可能です。研究資金を増やす活動をデータドリブンで進めていくことにも貢献していきます」