システム導入未経験からのチャレンジ 間接費業務の最適化を実践［AD］
業務の効率化や合理化を進めるため、コンカーのクラウド経理システムを導入した文京学院。ITシステムの導入経験がなかった経理課が中心となり、コンカーのサポートを受けながらDXを実践。まずは職員組織から導入し、教員組織にも広げていく方針だ。
業務の効率化・合理化で教員や
事務職員の本業活動を支援
品田 容子
学校法人 文京学院 法人事務局総務部 部長補佐（経理担当）
高橋 輝
株式会社コンカー
コンカーは間接費業務の最適化を支援するクラウドサービスで、国内外でナンバーワンの実績を確立。間接費プロセスのデジタル化を通じ、民間企業や教育機関の組織基盤改革を支援している。間接費プロセスは、出張申請や旅費精算、研究費の申請承認を司る経費精算や請求書処理、出張手配を意味する。
「教育機関の間接費プロセスには、さまざまな課題があります。コンカーのサービスは業務の効率化や合理化で、教員や事務職員の本業活動をサポートします。また、経費の可視化や分析による不正抑止、経費の適正執行、組織の意識改革や働き方改革といった点でも寄与できます」
株式会社コンカーの高橋輝氏は、こう語る。間接費にかかわる課題に対処するため、コンカーを導入する大学は増えている。その1つが、今年4月にコンカーの利用を開始した学校法人 文京学院だ。同法人は関東大震災の翌年にあたる1924年に、女性の自立を支えようと、創立者・島田依史子が開設した『島田裁縫伝習所』に始まる。現在は大学・大学院のほか、高等学校と中学校、2つの幼稚園を擁し、2022年には法人名を文京学園から文京学院に改めた。
同法人の事務組織には法人事務局と大学事務局、そして高校・中学校と幼稚園の事務センターや事務室がある。事務は大学では学部ごと、高校・中学・幼稚園では学校ごとに特徴があり、経費支出の形態や取引先もそれぞれ異なる。
「一般企業とは異なる組織形態で、業務の標準化が進みにくいところがあります。このため、コンカーはまず職員組織から導入し、運用が定着してから教員組織にも導入する、と段階的に進める方針としました」と学校法人 文京学院総務部の品田容子氏は言う。また、コンカー選定前には経理事務の課題を洗い上げるため、学内で1カ月程度のヒアリングを行ったという。
コロナ禍で紙や押印を前提と
しない業務環境整備が急務に
学校法人 文京学院がコンカー導入に至った背景には、まず外部環境の変化があった。「政府のデジタル推進策をはじめ、コロナ禍で紙や押印を前提としない業務環境の整備が急務となりました。その中で本学の経理事務システムは、さまざまな課題を抱えていました」（品田氏）。
第一に、伝票・証憑類はすべて紙ベースで授受し、印鑑による押印が必要になっていた。また、経費支払いは個人の立替が多く、清算は現金の手渡しだった。第二に、クライアントサーバ型のシステムだったことから、勤務場所が限定されていた。
第三に、IT導入に必要な体制や体力面の課題があった。「本学には、学生の情報教育を推進する組織はありましたが、経理・人事といった管理部署の業務のIT化はそれらの部署が自ら進める必要がありました」（品田氏）。
その際、問題になるのは業務要件を整理するための体力やスキルだった。これまで多くの追加や変更が繰り返されてきた膨大な規定や手続きのほか、例外的に承認されてきた通知や暗黙知もあった。このため、どこを標準としてシステムに実装していけばよいかを整理・特定することも困難な状況だった。
このような中、まずは「紙や押印業務を廃止できるクラウドシステムで、カスタマイズが柔軟にでき、段階的に標準化を進められるシステムが必要」と考え、コンカーの導入を決めた。「経理課のメンバーは8人で、ITシステム導入の経験はない素人集団でした。サポートを受けながら導入していく必要があり、コンカーはその点にも対応していました」（品田氏）。
教員の本格的な利用に向けて
学内でトレーニングも実施
さらにコンカーの導入では、予算管理機能も重視した。年次の予算編成や実績管理では、各部署は活動別、財務は勘定科目別で予算体系が異なっていた。データ連携ができなかったために各部署は手作業による非効率な管理をしていたが、コンカー導入によってこれを改善できた。
第二に重視した点として、勘定科目の導出がある。コンカーでは勘定科目ではなく、『経費タイプ』というわかりやすい用語が使われている。このため、経理担当者が選択しなくても、教職員が自ら選んで入力できるようになった。
第三に、日当テーブルの機能を重視した。旅費規定、個別規定で求められている日当はバリエーションが多く、コンカー導入前は申請者も経理課でチェックする際も確認に手間がかかっていた。「コンカー導入の際、例えば、日帰りで片道100km未満、学生を引率、部活動、といった条件を入れると自動的に金額が決める条件テーブルを登録し、利便性を高める工夫をしました」（品田氏）。
同法人でのコンカーの利用は今年4月の開始だが、最初の半年間は運用がまだ安定しないため、教員の立替は職員の代理入力としている。今年10月には教員も本格的に利用できるようにするため、学内でトレーニングも実施中だ。「今後は多くの教職員がデジタル化によるベネフィットを体感し、いろいろな変化に対して積極的にチャレンジしていくきっかけにもなればよいと考えています」（品田氏）。
【お問い合わせ】
株式会社コンカー
TEL：03-4570-4600（平日10:00-17:00）
Mail：info_japan@concur.com
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