教育機関における経費精算DXアプローチ[AD]
教育機関にとって、旅費・出張経費をはじめとした精算業務の効率化やDXは大きな課題だ。出張・経費管理クラウドシステム「SAP Concur」による経費精算の効率化や、連携アプリケーション「N-Bridge」による精算業務から支払業務までを通したプロセスの効率化について紹介する。
旅費・出張経費を中心とした
立替経費の業務をシステム化
引馬 秀太
株式会社ニーズウェル 第3システム事業部 第1システム部 シニアスペシャリスト
ニーズウェルはシステム構築におけるコンサルティングから設計、開発、ハードウェア・ソフトウェアの選定・販売、運用、保守に至るまでトータルでサポートする会社だ。「Concur Japan Partner Award」を5度受賞した認定パートナーとして、出張・経費管理クラウドシステム「SAP Concur」の導入で数多くの実績を有し、教育機関に対しても業務効率化を促進する連携ソリューションを提供している。
SAP Concurを導入し、経費精算業務のDXを推し進めている教育機関の一つが工学院大学だ。工学院大学では以前、紙による経費精算業務を行っていた。申請者にとっては、全ての情報の手入力や領収書などのエビデンスを揃えるのに手間がかかっていた。また、承認者は手入力された情報の確認に多くの時間がかかり、経理担当は立替金業務の多さが負担になっていた。
工学院大学 総務・人事部総務課長の二宮章吉氏は「申請者・承認者とも重要度の高くない業務に貴重な時間を費やしていました。経費精算業務は手続きがアナログであるためシステム化の効果が高いと判断し、SAP Concurを導入しました」と語る。
工学院大学では、まずは立替経費業務のシステム化を検討。特に出張において、１回の出張時に様々な経費が発生して多くの領収書を保管しておく必要があるため、エビデンスを揃える手間や手入力作業が発生していた点を改善したいと考えた。
工学院大学は法人カードを活用することで、立替金が発生しない仕組みを実現した。法人カードの利用によって、主に出張時に発生する経費の立替を無くし、加えてエクスプレス予約を活用することで出張手配の効率化を進めた。
また、パーチェシングカードを導入し、部署で手配が必要な経費の精算に活用している。例えば、各部署内で手配する物品購入での活用や、出張が少ない部署の場合はパーチェシングカードで事前決済するなどの利用を進めている。
「法人カードの導入によりアナログな手続きを改善するにあたり、在来線などの経路を調べて金額入力していたものをICカードの履歴や法人カードの利用情報を自動反映させる、日当を自動反映できる仕組みを導入する、立替払いが多額となるケースも多く、かつ入金までに時間がかかっており教職員の負担となっていた点を改善することなどを目指しました。加えて、立替経費の精算によるチェック業務についても、ICカードや法人カードのデータを活用することで効率化を図っています」（二宮氏）
事前申請から出張後の精算まで
一連の業務をデジタル化
SAP Concurによる経費精算プロセスの効率化ポイントについて、コンカー公共営業本部部長の福田貴容氏は「精算時の業務だけでなく、事前の申請から承認、予算管理や会計連動など、一連の業務をデジタル化することが重要です」と語る
SAP Concurは立替などの経費精算について、事前申請から出張後の精算業務までのデジタル化を支援するクラウドシステムだ。SAP Con curを利用することで、申請者は伝票の自動作成が可能になるほか、入力チェックによってミスが軽減される。多くの場合、出張宿泊費の金額基準は学内規程で定められているが、規程に合致するかどうかの自動チェックも可能だ。
上長（承認者）や経理担当にとっては、システム上で承認が自動的に回覧されることで押印業務が不要になることに加え、次の回覧先も自動判別されることで、承認・回覧する業務が効率化される。特に教育機関においては、学内予算・研究費などの経費の種類や支払う用途に応じて回覧先が分岐されるため、回覧先の自動判別は業務の負担軽減に効果を発揮する。
また、法人カード（キャッシュレス）の活用も効率化とガバナンス強化につながる。法人カードの支払情報の中から利用日・支払先・金額などのデータが自動で連携されるため、精算作業の負担軽減が期待される。連携された金額等の重要情報は変更できないため、不正防止を図ることが可能だ。
連携アプリケーションで
精算業務の多様化に柔軟に対応
SAP Concurの導入を支援するニーズウェルでは、顧客ごとに異なる学内規程や承認権限などの要件に合わせて、システムの初期セットアップを行うとともに、導入先で利用している会計システム等の基幹システムに連携するためのアプリケーションを提供し、マニュアル作成やトレーニングも実施している。
ニーズウェルの引馬秀太氏は「さらなる効率化のためには、精算業務に続く経理業務や支払業務の自動化も重要です」と語る。
ニーズウェルでは、SAP Concurと基幹システムをつなぐための連携アプリケーション「N-Bridge」を提供。N-Bridgeは経費データファイルの自動取得・自動読込、パターンごとの正確な仕訳データの自動作成、各システムへの取込ファイルの自動出力を実現する（図参照）。
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教育機関では、学内予算や研究費などの予算口に応じて連携先システムや伝票内容が異なるなど管理業務が複雑になることも多い。こうしたケースにおいても、N-Bridgeは予算の種類に応じた複雑な処理に柔軟に対応する。昨今、精算業務が多様化する中で、N-Bridgeはあらゆる支払方法に対応が可能だ。
SAP ConcurとN-Bridgeによって、教職員による支払を無くすことで不正防止を図るとともに、経理業務の負担を軽減する。ニーズウェルはSAP Concurのサービスを最大化しつつ、N-Bridgeを合わせて提案することで、精算業務から支払業務までの効率化に貢献していく考えだ。
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