旅費法と私学法改正に伴う経費精算業務のあるべき姿［AD］
国家公務員等の旅費制度、いわゆる旅費法や私学法の改正などを背景に経費精算業務の効率化やガバナンス強化が求められている。今後の教育機関における経費精算業務のあるべき姿について、経費精算クラウドサービスを提供するコンカーがデモンストレーションを交えて解説した。
旅費法や私学法の改正など
教育機関を取り巻く環境変化
福田 貴容 株式会社コンカー 公共営業本部 部長（写真右）、井田 悠太 株式会社コンカー ストラテジックソリューションコンサルティング部
世界150カ国、8000万人以上が利用する経費精算のクラウドサービスを手掛けるコンカー。2010年に設立した日本法人は、国内において9年連続でNo.1の実績を確立している。同社のサービスは主に、旅費・立替精算を行う「Concur Expense」、請求書処理を行う「Concur Invoice」、出張手配を行う「Concur Travel」の3本柱で構成。いずれも多くの教育機関が紙やアナログ、人海戦術で対応している領域であり、DXによって短期的に大きな効果が得られる。
コンカー公共営業本部部長の福田貴容氏は「私どもは各種法人カードをはじめ、交通系ICカードやPayPayなどの各種決済サービスと連携することで、他社に先駆けて紙の領収書が不要になるサービスを展開してきました」と話す。同社では企業や自治体での実績を活かして、教育機関への支援を開始した。東京薬科大学、アール医療専門職大学、文京学院など、学校法人の導入も進んでおり、多くの教育機関で予算化・検討も始まっているという。
そんなDXへの取り組みが加速する教育機関において、現在、２つの法改正が注目を集めている。まず、国家公務員等の旅費制度（旅費法）を見直す法改正※だ。国家公務員等が出張した際に支給する旅費制度の規定を改正し、定額支給から実費支給に改める他、事務手続きの簡素化・効率化などが見直されることで、国立大学を中心に検討が進んでいる。また、2025年4月1日に施行が予定されている私学法の改正は、私立学校の不正防止を主眼としたガバナンス強化が目的となっている。
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出張の申請から予約、精算まで
経費精算業務を一気通貫で実現
こうした法改正の動きに対して、コンカーはいち早く対応している。コンカーでは出張の計画から申請、予約、旅費精算まで一気通貫で実施できる。国内出張は事前申請を行ったのち、出張手配のポータルで航空券の購入やホテルの予約を行えば、出張後のデータが連携され、精算時に活用することが可能だ。
「プルダウンで選択するプロジェクトコードや出張目的などの項目は、各大学の事情に合わせて選択項目をカスタマイズできます」と同社の井田悠太氏は説明する。
頭紙の入力後は申請書が立ち上がるため、実際に使う経費の明細または想定する経費を入力する。例えば、3月25日に3万円の新幹線代を利用する想定で経費の明細を保存すると、申請書に経費の明細情報が張り付いてくる。そのまま「申請を提出」をクリックした場合は、アラートが出現し、「学会参加の場合、学会の内容が分かる資料を添付してください」とのメッセージが表示され、根拠のない申請はブロックされる仕組みだ。
出張後は申請書を開き、「経費精算レポートの作成」をクリックすると、事前申請書から精算書を起票することができる。この場合、承認済みの申請として3万円が表示されるなど、事前申請で入力した情報は自動的に引き継がれ、同じ内容を重複して入力する手間を省いている。
「法人カードや交通系IC、QRコード決済などの各種サービスとの連携で、実費のデータを使った旅費精算も可能です。日付や金額などの情報を改ざんできないため、入力ミスや架空請求が起こらず、承認者による目検の手間が軽減される点も大きなメリットです。キャッシュレスの情報に対し、乗車を証明する証憑の電子データの添付もできます」（井田氏）
現金支払いの場合は、AIを活用したOCR（光学的文字認識）技術により、スマートフォンで領収書を撮影するだけで、領収書の日付や金額などのデータが「Concur Expe nse」に自動入力される。これまでは溜め込んだ領収書を整理し、台紙に貼り付けて経理部門に提出していた教職員も、出張先でレシートを受け取ったら、その場で撮影して自動で経費入力を済ませることが可能だ。
「『レポートに追加』をクリックすると、電子化された領収書が精算書に張り付きます。その際、同じ領収書を撮影して提出しようとすると、アラートを表示して二重精算を防止する機能も備えています」（井田氏）
また、手当は自動での計算が可能で、例えば、旅程内容から自動で計算する方法と、入力項目から計算する方法がある。まず旅程から手当を計算する場合、旅程の内容を入力すると、入力内容に従って自動で手当の計算ができる。事前申請の情報を引き継ぎ、入力を自動化することも可能だ。出発地点と到着地点を入力した後に、「次へ」をクリックすると、それぞれの日程に対し、除外日もしくは食事の提供の有無などを計算式に反映できる。一方、入力項目から計算する場合は、移動距離や出発帰着時刻、日数などを計算式に含めることで、入力項目に従った手当の自動計算ができる。
経費の可視化とデータ分析で
ガバナンス強化にも貢献
コンカーでは、経費データを分析する機能を持つため、分析レポートから経費が正しく利用されていることを客観的に判断することも可能だ。
具体的には、事前申請のみで未精算の出張や、事前申請を行っていない出張精算を抽出することで、出張精算のガバナンス強化ができる。
「例えば、いつまで経っても申請・承認をしない教職員を抽出し、メール配信などによって申請・承認の滞留の解消を促すこともできます。また、重複する領収書がないかを照合し、使い回しなどの疑いがある領収書や経費データを抽出することで、二重精算を防止することも可能です」
このように、アナログ運用を減らして業務効率化を実現するだけでなく、不正が起こりやすい費目を重点的にチェックすることで、現場レベルでのガバナンス強化にも貢献している。最後に福田氏は「弊社サービスは法改正に追従しつつも、各種の教育機関にこれまで以上の効果を感じていただける経費精算プラットフォームになっています。ぜひお気軽にお問い合わせください」と呼び掛けた。
【お問い合わせ】
株式会社コンカー
e-mail：info_japan@concur.com
Tel：03-6737-4300 （平日10：00-17：00）
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