ニーズウェル 教育機関における経費精算業務のDXをサポート[AD]
経費精算業務のDXは、申請者・経理担当者の負担を低減し、効率化を実現する手段となる。出張・経費管理クラウドシステム「SAP Concur」が教育機関にもたらすメリットや、導入を進めるためのポイント、教育機関に適したソリューションの展開について紹介する。
経費精算業務のDXで
申請者・経理担当の負担を軽減
引馬 秀太
株式会社ニーズウェル 第3システム事業部
第1システム部 シニアスペシャリスト
大幅改正された国家公務員等の旅費に関する法律が2025年4月に施行され、学校法人にも適正な旅費管理への対応が求められている。しかし、旅費等を含めて経費精算業務を紙で行っている教育機関もあるのが現状だ。
紙による経費精算では、申請に際して必要な情報を手入力するために時間がかかり、エビデンスを揃えるのにも手間がかかる。チェック担当者や経理担当者にとっては、領収書・請求書の原本と精算内容を照合する作業が発生するとともに、手入力内容も多いことから、内容不備による差戻・修正発生率も高くなる。
DXのソリューションにより、こうした経費精算業務の課題解決に貢献している企業がニーズウェルだ。ニーズウェルは、システム構築におけるコンサルティングから基盤構築、ソリューション導入、運用、保守までをトータルでサポート。特に近年は、出張・経費管理、請求書管理を効率化するクラウドサービス「SAP Concur」の導入支援に力を注いでいる。
ニーズウェル シニアスペシャリストの引馬秀太氏は、教育機関における経費精算業務のDXについて、主に2つのメリットがあると語る。
1つ目は精算伝票・申請内容の自動作成が可能になることだ。出張時に法人カードで旅費や宿泊費を支払うことで、経費データの自動連携が図られ、入力負荷の軽減と入力ミスの防止につながる。さらに、申請内容が規定に準拠しているかについても、システム上で自動的にチェックできる。
2つ目はシステム上で承認が回るため、押印業務が不要になることだ。加えて、回覧先をシステムが自動で判別するため、承認・回覧業務も効率化する。こうした仕組みにより、学内予算や研究費など、経費の種類や支払用途により回覧先が分岐する教育機関では、大幅な負担軽減が期待できる。さらに会計システムや支払システムと連携させれば、精算から支払までの業務全体をシームレスにつなげることができる。
経費精算業務のDXを
進めるためのポイント
経費精算業務のDXは数多くのメリットをもたらすものの、教育機関における経費管理業務は多岐にわたり、また、関係者が多く調整が容易でないことや人的リソース等の課題もあるため、システム導入のハードルは高いと感じられているケースも多いと見られる。
引馬氏は経費精算業務のDXを進めるうえでのポイントとして、「精算対象」「経費の分類」「対象範囲」のそれぞれにおいて、何を重点的に行うのかを検討することが重要と語る。
まず「精算対象」について、直近では旅費法改正もあり、旅費・交通費領域から精算業務の改革を検討する教育機関が多いという。
「経費の分類」について、教育機関においては、学内予算以外に研究費などの外部資金・予算における管理も必要になる。そのため、まずは確認・調整が行いやすい学内予算を中心に取り組むのも有効な方法だ。
「対象範囲」の検討においては、調整・フォローが行いやすい本部部門や近場の学校・キャンパスから始める方法が考えられる。徐々に利用範囲を広げることで、利用者に対するきめ細かなフォローが可能になるとともに、運営事務局の負荷分散にもつながる。
引馬氏は「対象の業務範囲や対象者を絞り込むことで、無理のない導入が可能になります。まずは効果の得やすい領域から検討したり、スモールスタートや順次展開を検討してみることも、有効だと思います」と語る。
低コストで導入しやすい
ソリューションも提供
出張・経費管理クラウドシステム「SAP Concur」を導入することで、経費精算の入力は自動化され、承認ワークフローも予算に合わせてシステム上で設定され、規定チェックや会計転記、支払処理も効率化される。また、データの可視化により不正・コスト削減機会を検出できる。
ニーズウェルはSAP Concurの導入支援として、様々な取組みを行っている。ニーズウェルでは、導入先となる教育機関の規定や承認権限などの情報を整理し、SAP Concurの初期セットアップを行うほか、連携アプリケーションの開発やマニュアルの作成、ユーザートレーニングの提供も行っている。
また、請求書処理に関して、ニーズウェルはSAP Concurと連携する独自のOCRサービス「Invoice PA」を提供。請求書の記載内容をOCRで読み取ってデータを自動登録するだけでなく、過去の精算処理内容を学習し自動的に補完する機能や、明細一括アップロード機能なども備えている。
近年は、より低コストで導入しやすくするために、SAP Concurと基幹システムをつなぐ「CoNeCt-Pro」も提案している。「CoNeCt-Pro」は、経費精算業務のDXを必要最小限の構成から実現できる会計連携サービスだ。
「CoNeCt-Pro」によって、SAP Concurから自動取得・自動読込した経費データをもとに、想定されるパターンごとの正確な仕訳データを自動作成して、会計システム等への取込ファイルを自動出力できる。こうした仕組みにより、導入費用を抑えつつ、旅費精算や立替経費精算で想定される多様な支払プロセスに対応し、業務の効率化を図ることができる。
また、ニーズウェルでは、教育機関に特化したSAP Concur導入サービス「Academy AS」も提供。これまでニーズウェルが教育機関向けサービスで培ってきた知見を活かし、教育機関に適したパッケージでSAP Concur導入をサポートしている。
ニーズウェルは連携アプリケーションや独自サービスも提供し、教育機関の多様な要望に柔軟に応える。今後も様々なニーズに応え、経費申請～支払処理の効率化を加速し、教育機関が本来業務に力を注ぐための基盤づくりに貢献する考えだ。
お問い合わせ先
株式会社ニーズウェル 営業部
Mail：sales@needswell.com
この記事に関するお問い合わせは以下のフォームより送信してください。
