経費管理業務のデジタル化で目指す、財務強化・ガバナンス向上[AD]

東京薬科大学では、教育研究費等の経費管理業務のデジタル化に向けコンカーのシステムを採用、22年度の実稼働を目指し準備を進める。既存システムとの連携を含め発注~支払いまでの一気通貫処理の実現に加え、BIツールとしても活用し財務戦略強化も視野に入れる。

間接費業務の最適化を支援する
クラウドサービスのコンカー

中央/染野 栄作 東京薬科大学 財務企画部長 右/原田 理 東京薬科大学 財務課長 左/福田 貴容 株式会社コンカー

中央/染野 栄作

東京薬科大学 財務企画部長

右/原田 理

東京薬科大学 財務課長

左/福田 貴容

株式会社コンカー

東京薬科大学は私立薬科大学として1880(明治13)年に創立された、日本で最も歴史のある大学である。1994(平成6)年には、薬学部に加えて国内初の生命科学部を創設した。建学の精神は「花咲け、薬学・生命科学」で、現在は薬学部と生命科学部の2学部を有している。同大学では会計・経理業務の合理化、財務戦略強化の一環として今年4月、コンカーのシステムを採用した。

本システムは間接費業務の最適化を支援するクラウドサービスで、国内外でナンバーワンの実績を確立。間接費プロセスのデジタル化を通じ、民間企業や教育機関の組織基盤改革を支援している。

「間接費プロセスとは出張申請や旅費精算、研究費の申請承認を司る経費精算と請求書処理及び出張手配を指します。多くの教育機関がアナログ、人海戦術で対応している領域で、デジタル化で大きな効果が得られるはずです。7年連続で国内経費精算市場のトップシェアを獲得し、間接費の領域でベストプラクティスをもつコンカーがサポートします」

コンカーの福田貴容氏は言う。他大学の経費精算・請求書業務の課題を見ると、第一に申請者は手作業による入力等、付加価値のない仕事に多くの労力を割いている。また、処理件数が非常に多く、押印による承認は形骸化しつつある。さらに経理担当者は資金元の規定に縛られ、確認作業が複雑化し、労働集約的な作業を強いられている。

第二に、紙の領収書・請求書による弊害がある。申請者は糊付け作業で時間を浪費、承認者は紙の証憑を確認するために出勤し、チェックに時間を費やしている。経理は紙の証憑と提出内容が合っているかを目視で確認する必要があり、在宅勤務の妨げにもなっている。

第三に、経費の発生状況がブラックボックス化することで、ガバナンスが効かないことも想定される。また、承認者は経費の利用状況が見えず、経理による管理職や経営への適切な情報提供は困難だ(こちらの記事の図を参照)。

このような中、コンカーでは教育研究費や経費管理のデジタル化を通じ、業務変革やガバナンス向上による大学改革への貢献を目指している。

業務効率化で時間を生み出し
意識改革やDX人材の育成も

東京薬科大学財務企画部長の染野栄作氏は、同大学が経費精算業務のデジタル化に踏み切った目的は次の3点であると説明する。

その第一は、経費精算に関する規定のさまざまなルールをシステム化して業務効率を高め、更なる重要業務に時間を有効に活用できるように「時間を生み出すこと」、第二に、「意識改革、DX人材を育成すること」、すなわち今後のデジタル社会を想定し、最先端のシステム活用によって、前例踏襲となりがちな業務についても意識改革しDX導入を経験した人材を育成することで、組織の活性化につなげること、第三に「リスク管理や業務継続計画(BCP)の一環として、デジタル化を進めること」であり、パンデミックや災害時にも最低限の業務が止まらないようなシステムを導入することと考えた。

「請求書や立替払いの伝票は、複写式からエクセルの帳票の形式に変えていましたが、その後も請求書等は業者から紙で送られ、関係各所を回り、財務課が情報を手入力するというアナログ処理をしていました」

同大学の財務課長の原田理氏は、コンカー導入前の状況をこう語る。結果的にここに多大な人的資源を要し、帳票も紙で保存されていた。そして教育研究に資する物品の調達では発注、納品、検収を管理するシステムを導入し、データで管理する仕組みが整っていたが、その先の請求情報とつながっていなかった。また、コロナ禍で必要になった在宅勤務の実施も困難な状況であった。

「私たちは今後、発注から納品、経理処理、支払いを一気通貫で処理する構想を立てています。これに適したきめ細かな業務にも対応できるシステムは、現在他になく、導入に至りました。同システムではさらに、データ分析も一体的に取り扱うことができます」(原田氏)

BIツールとして活用し、
大学の財務強化にもつなげる

「現在の組織上のデータを収集し、根拠に基づいた判断を行うことは、今後、大学として重要です。課題を分析できないということは業務プロセスの高度化ができず、改善改革できないことを意味する。私たちは最終的に、このシステムを一つのビジネスインテリジェンス(BI)ツールとし、業務分析ならびに業務推進を行うことも考えています」と東京薬科大学染野氏は説明する。

この点について原田氏は、「財務分析はこれまで、業務の中で勘に頼っていたところがありますが、コンカーのシステムであれば数値や分析のグラフ等が簡単に出てきて理解できます」と言う。今後はこうした機能も活用し、大学の財務戦略強化にもつなげていく方針だ。

他方で、原田氏は「現場目線の課題」として、外部の調査への対応では未だに紙の帳票提出が求められることを挙げる。このため、デジタル化は内部の処理としては効率的だが、外部とのつながりで孤立してしまう可能性があるのではないかという懸念を挙げた。

同システムに期待する点として染野氏は、「二重払い等のミスを防止し、ガバナンスを強化できること」を挙げる。さらに「電子帳簿保存法の適用が迫る中、スムーズな導入を目指しています」と力説した。

BI分析やガバナンス向上はコンカーの強みでもある。コンカーの福田氏は「これまで民間企業や学校法人の皆様に提供してきたナレッジを駆使し、最適化、効率化という観点から伴走してまいります」と結んだ。

【お問い合わせ】

株式会社コンカー
TEL:03-4570-4600(平日10:00-17:00)
Mail:info_japan@concur.com

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