研究費・経費管理のDXで大学の業務効率化やガバナンス強化を実現[AD]

原 健一郎

株式会社コンカー デジタルエコシステム本部 ビジネス戦略部 公共セクターグループ パブリックエグゼクティブ

SAP Concur は米国で創業した出張管理、経費精算クラウドの専業ベンダーで、2010年に日本法人コンカーを設立した。SaaS 型経費精算サービスとしては国内外で No.1の導入実績を誇り、国内では1,250以上の企業グループで利用されている。また、2019年からは大学向けの提案を本格化、慶應義塾大学と共同で実証実験を行い、2020年9月に正式採用された。

コンカーは、出張手配・管理を行う「Concur Travel」、経費精算・管理を行う「Concur Expense」、請求書処理を行う「Concur Invoice」という3つの主なサービスがある。

コンカー デジタルエコシステム本部の原健一郎氏は、「大学のお客様には出張や近隣交通費だけでなく、消耗品や物品備品の購買も含めた経費管理業務をトータルでご支援するサービスを提供できます」と語る。

経費管理業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）では、デジタルを前提とした一気通貫の運用を提案する（図）。現在行われている紙証憑（しょうひょう）の転記入力作業は、外部サービスとのデータ連携で自動化できる。紙と人手による属人的なチェックは、システムに読み込ませ、自動的なチェック機能を用いて実現させる。

また、コンカー上に蓄積されたデータは分析に利用でき、不正抑止のモニタリングやコスト削減のマネジメントにも使える。

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経費管理業務の DX は、大学の経営改革にも有効だ。「私たちは DX を通じ、『前例がないからできない』という意識や組織文化の改革もできればと考えています。改革の結果、新しい時代に必要な、前例のない教育・研究の施策も実現できる柔軟な事務組織を構築いただけるのではないでしょうか」（原氏）。

コンカーでは、これまでの成功事例をベースに経費管理業務のあるべき姿も提案している。コンカーをうまく使ってきた顧客のノウハウをベストプラクティスとして提案し、あるべき姿の実現を支援する。ベストプラクティスの代表的な考え方は、以下の3点に集約している。

第1に、標準化、シンプル化のアプローチがある。「経費管理業務は個々の企業や組織による運用上の違いが少ないため、個別要件を抑えたシンプルな設定を心掛けていただくことが重要になります」（原氏）。

第2に挙げられるのは、規程の変更だ。現行の規程は、紙と人手が行う業務を前提に作られている。「経費管理業務で実現すべき本来の目的に立ち返り、電子化に伴って廃止するなど、シンプル化できるルールを積極的に探していくことが重要です」（原氏）。

第3に、プロジェクト管理がある。経費管理業務の DX では、関係するステークホルダーが多岐に渡るため、調整を円滑に行うことが重要だ。

豊岡 由美

日本アイ・ビー・エム株式会社 シニアマネージングコンサルタント

日本アイ・ビー・エム（IBM）は現在、国内初の大学におけるコンカー導入プロジェクトを進める慶應義塾大学で、プロジェクト管理業務を支援している。慶應義塾大学では、このプロジェクトを通じ、業務効率化やガバナンス強化を目指している。

「プロジェクトには非常に多くの利害関係者がいらっしゃり、その成功に向けては、細かい要件に関しても関係者が共通認識を持つことが重要だと感じます。いつまでに何を終わらせるといったスケジュールでも、関与する方々が共通認識を持って進めることが大切になります」（豊岡氏）。

日本アイ・ビー・エム シニアマネージングコンサルタントの豊岡由美氏は、こう指摘する。2021年12月に湘南藤沢キャンパスで一部資金を対象に、コンカーの稼働を開始予定の慶應義塾大学では、現在、その要件定義が終盤を迎えている。

要件定義や管理では、大学ならではの難しさも存在するという。第1に、規程や運用は将来的にキャンパス間で統一する方針だが、キャンパスごとに異なるルールや規程があり、難しさとなっている。「この点では『キャンパスは一企業』と捉え、利害関係者への情報共有・ヒアリングを早期から取り組んでいます」（豊岡氏）。

第2に紙を廃止し、添付書類をデジタルにしていく取り組みでは、大学だけでは難しいところがある。この点では、他の大学や省庁、関係機関を含めた調整が重要になる。

第3に、規程はシンプルにすることを目指しているが、大学特有の規程は多い。「この点では『譲れない要件は何か』、『どこの運用を変えるか』といったことを考え、システムに乗せるところや運用でカバーするところを、大学の方々と共に探りながら進めています」（豊岡氏）。

第4に、承認者を最小限にすることがある。大学では、複数資金元（公的・民間）別の専門部門におけるチェックが欠かせない。「これについては今一度、そのチェックが承認なのか確認なのかを振り返ります。今までの承認業務を棚卸し、事後共有で良いものや代替手段を考えてシステムの承認行為を最小限にする取り組みをしています」（豊岡氏）。

IBM では大手企業を中心に、コンカーの導入を梃子にした業務改革やシステムの導入、運用を支援している。プロジェクト管理における支援も多く行っており、IBM の豊富な経験を基に、顧客の管理をバックアップしている。こうしたノウハウは慶應義塾大学でも活かされている。

「慶應義塾大学様からは『コンカーの機能を熟知していない中、現行業務をどう実現していくかで難しい部分が多くあったので、IBM の支援を得られて良かった』というコメントもいただいています。今後も多くの企業や大学の取り組みを支援していきたいと考えています」（豊岡氏）。