タレントマネジメントシステムで戦略人事と業務効率化を実現[AD]
学校経営や職員・教員の働き方を取り巻く環境が大きく変化する中、高等教育機関では、既存システムや紙中心のオペレーションからの脱却が喫緊の課題だ。学校法人が人事制度や組織改革を進めるにあたり、HRテクノロジーをいかに活用していくべきか。カオナビの髙岡森生氏が解説する。
人事業務の見直しが必要
まず人材情報の一元化・データ化を
髙岡 森生
株式会社カオナビ アカウント本部 パートナーセールスグループ マネージャー
東京虎ノ門に本社を置き、大阪、名古屋、福岡にオフィスを構えるカオナビ。同社の開発・提供するタレントマネジメントシステム「カオナビ」は、職員の個性・才能を発掘し戦略人事をサポートする。
業種業態、従業員規模を問わないサービスとして約2,000以上の企業や学校法人に導入されており、タレントマネジメントシステム領域でのシェアでは6年連続№1のサービスとなっている。
「カオナビ」は、紙やエクセルなど散在している情報を集約し一元化。人事担当はもちろん、経営陣から管理職、一般社員まで、閲覧権限にもとづき、誰もが知りたい時に知りたい情報を素早く取り出すことのできるシステムだ。上手く活用することで戦略人事を加速させ、テレワーク、生産性改善、人材不足など、現代の様々な人事課題を解決することができる。
教育業界では市場変化のほか、働き方改革関連法などの新法令やコロナ禍への対応で、職員管理、人事評価、職員配置などの人事業務の運用が紙やエクセルでは限界に迫り、既存業務の圧縮が急務となっている。
カオナビ アカウント本部パートナーセールスグループ マネージャーの髙岡森生氏は「こうした時代だからこそ、人材情報の管理方法や評価の運用方法を見直す必要があります」と話す。
人事業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めるにあたり、必須条件となるのが、散在する人材情報のデータ化・一元化だ。「カオナビ」は、職務経歴や過去評価、給与情報、紙やエクセルで管理している個別情報などを一元化・見える化し、誰もが情報を活用できるサービスとなっている。
そしてカオナビのタレントマネジメントシステムを活用し業務を効率化することで人事・マネジメント層をサポートし、職員を活かすための戦略人事を実行するための時間を捻出する。
柔軟で高性能な多彩な機能
顔写真をキーに情報を集約
「カオナビ」には柔軟で高性能な様々な機能が備わっている。
まずは、顔写真の並ぶ人材データベース。スキル、実績、性格、モチベーションなど、あらゆる情報が顔写真をキーに集約。評価や資格、年齢、性別など人材情報にある項目から絞り込む便利な機能で、抜擢人事等の際に条件に合う社員を見つけ出す苦労を削減する。絞り込み条件別に社員リストを作ることもでき、必要な社員に必要な情報を一括メールすることも可能だ。
顔写真をマッピングし組織図を自動で作る組織ツリー図機能は、煩雑な組織図作成の時間を大きく削減。顔写真やグループをドラッグ＆ドロップでシミュレーションすることができ、理想の組織を可視化する。顔写真と共に評価や資格の情報も複合的に見ながら、公正公平な配置検討を実現する。
一方、評価機能も充実している。
「学校法人でよく使うようなテンプレートも用意しており、いわゆる業績評価や能力評価だけでなく、360度評価や1on1といったものにも、柔軟に自由にカスタマイズできるシステムとなっています」
また、紙やエクセルで運用していたそれまでの制度を、自由にシステムに設定できるのも特長の1つ。従来の評価方法を変えることなく運用できる自由度の高さが、多くの企業や学校法人から喜ばれている。
実際に「カオナビ」を導入した立命館大学では、「一元管理と使いやすさ」が導入の決め手となったという。情報を一元化したことで、エクセルベースだった頃は1週間近くかかっていた人事配置検討資料の作成が、1時間で完了するようになった。さらに、大幅なペーパーレス化にも繋がっている。
「情報が一元化したことによって、今後、戦略的にタレントマネジメントしていく上での基盤ができたと、非常に喜んでいただいています」
戦略人事を実現させる
3つのステップ
「戦略人事を実現させる上で大事なステップは3つ」と髙岡氏。
第1のステップは、散在した人材情報の一元化だ。
「エクセルなどの場合は、紙をなくすとも言い換えられるかと思いますが、こうした部分のデータ化は、学校法人においても、一般企業においても潮流となっています」
第2のステップは、一元化された情報を「見える化＝オープン」し、必要な人が、必要な情報を、必要な時に活用できる環境を作ること。このため、誰もが使える環境を作り出すことが必要だ。
そして第3のステップは、業務効率化して捻出した時間で本質的な業務に取組み、DX・戦略人事を実現することだ。
「作業を圧縮して生み出した時間を、配置抜擢や評価、1on1など、本来取組むべきDXや戦略人事にあてていただくことが、こうしたシステムの役割かと思っています」
カオナビではシステムを導入した後のカスタマーサポートにも力を入れる。セットアップから仮運用、本運用までの専任スタッフによる伴走サポートで、ユーザー自身による自走までをサポート。好きな時に使えるサポートツールの充実や、メールや電話による個別対応にも応じる。
また、ユーザーコミュニティを構築しており、ユーザー同士で使い方や悩みのシェア、相談などもできる環境を用意するほか、最新の活用事例なども数多く紹介している。
2021年3月には、教育機関に特化した『カオナビAcademy Cloud』の提供を開始。16の学校法人の共同出資企業であるエデュースと連携し、教育に特化した評価項目や研修履歴といった独自テンプレートを特別価格で提供する。
新型コロナウイルスの拡大で、教育機関で働く教職員の働き方改革の必要性が高まり、タレントマネジメントの重要性は増している。
カオナビは、タレントマネジメントシステムのリーディングカンパニーとして、今後も教育機関における働き方改革、タレントマネジメント業務をサポートしていく。
【お問い合わせ】
株式会社カオナビ
TEL：03-6633-3252（平日9：30～18：30）
URL：https://www.kaonavi.jp/
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