保護者と学校との双方向コミュニケーションを実現[AD]
文部科学省の要請である学校・保護者間等の連絡手段のデジタル化。クラウドサービスを提供する HENNGE は、その要件を満たす双方向コミュニケーションサービス「CHROMO」を開発した。CHROMO は複数の自治体に導入され、茨城県つくばみらい市の保育所でも成果をあげている。
保育士にヒアリングし、現場が抱える課題を解決
井上桂基
HENNGE 株式会社 ソーシャル・イノベーション・ソリューション・セクション統括
HENNGE（へんげ）は2019年に東証マザースに上場した企業であり、主要サービスであるクラウド・セキュリティ「HENNGE ONE」は全国の大手企業1600社、約2000万人に利用されている。現在、自社が培ってきたクラウド技術を活かして公共分野でのサービス展開にも力を入れており、昨年8月、自治体と住民をつなぐ双方向コミュニケーションサービス「CHROMO（クロモ）」をリリースした。CHROMO は既に複数の自治体、教育委員会に導入されている。
HENNGE は昨年1月、茨城県つくばみらい市と包括連携協定を締結し、子育て支援による地域の活性化に向けた取組みを進めている。その一環として CHROMO が活用されており、公立保育所と保護者とのスムーズな双方向コミュニケーションを実現したほか、保育士の業務負担の軽減にもつなげている。
CHROMO は、欠席・遅刻連絡のオンライン化などを実現
つくばみらい市での取組みの背景には、昨年10月、文部科学省が学校・保護者間の連絡手段のデジタル化について通知を出し、「欠席・遅刻連絡のオンライン化」「お便りのデジタル配信」「保護者向けアンケートのオンライン化」などの事例が示されたことがある。その要件に合致する機能を備えたサービスが CHROMO だ。
つくばみらい市の保育所への CHROMO 導入にあたり、HENNGE は市の担当職員とともに保育士へのヒアリングを行った。HENNGE の井上桂基氏によると、保育士から次のような声が聞かれたという。
「登園のお迎えで忙しい朝の時間に欠席・遅刻連絡の電話が来て大変。電話を担任に変わってほしいと言われることが一番困る」
「紙のお便りを渡しても保護者が確認してくれない。お便りに書いたこと（行事の日時等）を何度も聞かれることがストレス。持ち物連絡をしても忘れる保護者がいる。特に集金連絡は直接催促すると嫌な顔をされる」
「定期的に保護者向けアンケートを行うが、回収や集計が手間で定量的な集計はなかなかできない」
CHROMO は教育現場が抱えるこうした課題を解決するツールであり、つくばみらい市の保育所において「欠席・遅刻連絡のオンライン化」「お便りのデジタル配信」「保護者向けアンケートのオンライン化」を実現した。
CHROMO 導入で数々のメリット、保育士の働き方改革にも貢献
「欠席・遅刻連絡のオンライン化」として、CHROMO により保育所側は保護者からの連絡を PC で一元管理し、欠席・遅刻する子どもを一覧で確認できるようになった。保護者側はスマホで簡単に保育所に連絡ができるほか、欠席・遅刻の履歴を確認でき、さらに家族間での情報共有ができる。
次に「お便りのデジタル化」については、お便りや行事連絡・持ち物連絡などをデジタル化するだけでなく、その送付先をクラス・学年・施設単位で設定することができる。CHROMO でのデジタル配信はメールとは異なり、保護者側の閲覧状況をリアルタイムに確認できるため、送付先ごとの既読・未読を知ることが可能だ。
最後に「アンケートのオンライン化」については、保育所側がアンケートの設問を自由に設定し、お便りと同様にクラス・学年・施設単位で送付できる。保護者はスマホをタップして直接アンケートに回答し、その結果はリアルタイムに集計・確認することができる。
CHROMO の導入により、保育所からは「欠席・遅刻の電話連絡がなくなり朝の時間の余裕ができた」「ペーパーレスになり印刷の負担が減った」「どの児童の保護者が連絡を確認したのかわかり安心」「持ち物連絡や集金連絡をオンラインで行うことで保護者への催促がなくなった」「アンケートが簡単に行えるようになった」などの声が寄せられた。
保育士が日々忙しく仕事をしている中で、CHROMO は働き方改革にも貢献しているのだ。
羽田康宏
つくばみらい市 市長公室 秘書広報課 シティプロモーション係 主幹
つくばみらい市シティプロモーション係主幹の羽田康宏氏は、CHROMO 導入の手応えを次のように語る。「保護者にとってのメリットも多く、例えばお便りのデジタル化によって、仕事終わりの帰りの電車の中など、ちょっとした空き時間にスマホでお便りを見られるようになりましたという声が届いています。また、アンケートがオンライン化され、保護者と保育所がお互いの意見交換をしやすくなったと感じています」。
他の自治体や教育委員会にも、CHROMO を広げる
一方で課題もある。保護者へのアンケートの結果、お便りのデジタル化について「便利」との回答が7割を占めたが、「スマホの小さい画面では見えづらい」という回答も3割にのぼった。
「お便りは A4サイズのものが多くなっていますが、それをそのままデジタル化しても、スマホでは見づらくなります。スマホでの閲覧を前提としたお便りにしなければなりません。今、つくばみらい市さんや保育所とも連携しながら、他の運用面も含めて改善を進めています」（HENNGE・井上氏）。
また、CHROMO は双方向コミュニケーションを実現するツールだが、井上氏は次のように補足する。
「CHROMO は学校と保護者が活発なやり取りをするためのものではなく、学校側が必要とする保護者のリアクションを取れることに重点を置いています。保護者が起点となる唯一の連絡は欠席・遅刻連絡であり、それ以外のケースにおいては、保護者のリアクションは学校側がコントロールできる範囲のものになっています。保護者からの連絡が増えすぎて業務が増えるという懸念はありません」（HENNGE・井上氏）
今後、つくばみらい市では、CHROMO 導入をきっかけに「切れ目のない子育て」を支援していきたいという。「HENNGE さんの協力を得ながら、妊娠中の時期から保育所・幼稚園、小学校までをスムーズにつなげて、子育て環境を充実させたいと考えています」（つくばみらい市・羽田氏）。
学校における連絡手段のデジタル化は文科省の要請であり、教育現場での対応は急務となっている。HENNGE は、つくばみらい市での取組みに力を注ぐとともに、他の自治体や教育委員会にも CHROMO を広げていく考えだ。
【お問い合わせ】
HENNGE 株式会社
自治体サービス担当
mail：lg@hennge.com
Tel：03-6415-3664
URL：https://chromo.jp/
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