「Amazonビジネス」で加速する大学業務のイノベーション[AD]
大学のDXは、教育研究環境の向上に重要な意味を持つ。購買や会計、日々の業務プロセスのDXを牽引し、大幅な業務効率化を支える「Amazonビジネス」は、日本の大学の70%以上、国立大学の95%以上に利用されており、教育機関が本来業務に集中できる環境の実現に貢献している。
95％以上の国立大学が
利用する「Amazonビジネス」
五十嵐 司
アマゾンジャパン合同会社
Amazonビジネス事業本部 文教営業部 部長
Amazonは「地球上で最もお客様を大切にする企業になること」をミッションに掲げ、様々なサービスを提供している。同社においてイノベーションの起点は顧客であり、顧客の声に耳を傾け、それを出発点としながらも、顧客自身が気づいていない潜在ニーズにも応えるサービスを顧客に代わって創出してきた。その一つが、法人向けのEコマース事業「Amazonビジネス」だ。
Amazonビジネスは、購買に関わる無駄なコストを取り除き、法人が自らの事業に集中できるインフラを提供する。アマゾンジャパン合同会社の五十嵐司氏（Amazonビジネス事業本部文教営業部部長）は、次のように語る。
「Amazonビジネスは『Amazon史上、最も早く成長、拡大しているビジネス』とも言われています。世界10ヵ国、600万社以上がAmazonビジネスを利用し、全世界の年間売上は350億ドル以上です。日本では2017年にAmazonビジネスを開始し、東証プライム市場に上場する企業の70％以上がAmazonビジネスに登録し、日本の時価総額上位100社のうち75社以上が利用しています。また、95％以上の国立大学をはじめ、日本の大学の70％以上がAmazonビジネスを利用しています」
一般に購買や総務部門の担当者は、事務用品やパソコンのような定期購入する商品の管理はしていても、都度発生する“非計画購買”は管理しづらいという課題を抱えている。非計画購買については現場の職員がその都度、自分たちで調達し、立替精算していることが多い。そのため、管理部門は月末になると請求書や領収書の束に囲まれ、経理処理に多大な時間・労力を割く必要があった。
「Amazonビジネスは、Amazonが個人向けのEコマース事業で培った豊富な品揃えや手ごろな価格、充実した配送サービスを活用し、法人のお客様に提供するサービスです。職員の方々が購入したいものを必要な時に必要なだけ、低価格でスピーディに調達でき、本来の業務により集中できるようになります」
AmazonビジネスとRPAの
相乗効果で大学DXを推進
Amazonビジネスは多数の商品を法人価格で取り揃え、数量割引価格が適用される商品も提供している。支払方法は、クレジットカードなど個人向けAmazonの支払方法に加えて、請求書払いにも対応。また、1つのアカウントに複数のユーザーを追加して利用することができ、グループ設定や承認ルールも設定できる。
さらに全学や部門、ユーザーごとの購買分析を購買レポートにより管理・分析できるほか、学内の購買システムや経費精算システム、グループウェアや予算管理など数十社のシステムとの連携が可能だ。
前述のようにAmazonビジネスは国内の数多くの大学でも利用されており、三重大学ではAmazonビジネスを導入して事務DX化を推進している。三重大学では従来、物品を購入する際は納品書や請求書、立替金の振込依頼等の書類を紙で提出していた。それを受領する財務部門では、不備の確認や支払伝票の作成等の煩雑な業務が発生していた。
そうした状況の中で、三重大学ではAmazonビジネスの導入とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による業務自動化の相乗効果により、大学全体のDXを推進。Amazonビジネスの機能とデジタルツールを活用し、電子購買システム化を内製で実現した。その結果、繁忙期には150分程かかっていた請求書処理を約5分に大幅短縮したほか、年間1万1000件の見積書をペーパーレス化した。教職員がDXのメリットを実感できる成果をあげている。
システム連携でも成果、
購買コストや事務作業を削減
学内の業務システムとAmazonビジネスとのシステム連携で成果をあげている大学もある。阪南大学では学内の予算管理システムとAmazonビジネスを連携させて、伝票起票から商品発注、支払までの業務改善に取り組み、発注業務にかかる時間を大幅削減した。Amazonビジネスの利用により、従来よりも安く購入できるようになった商品も多く、前年度と比べて約950万円のコスト削減を実現した。
また、近畿大学では研究者の利便性を向上させつつ、不正防止と業務効率化につながる仕組みの構築を目指し、Amazonビジネスを導入した。事務職員は従来、教員からの問い合わせや書類のチェック、申請のイレギュラー対応等に多くの時間を費やしていた。Amazonビジネスの導入によって、書類のチェックや承認フロー作成が不要になり、処理業務で約8割の業務を削減できたという。
さらに従来は物品調達の申請や業者への見積依頼を各教員が行っており、1申請当たり約15分を要していた。Amazonビジネス導入後はそれがシステム内で完結し、約5分で申請が完了するようになったという。
数多くの大学で利用され、DXを牽引しているAmazonビジネスだが、使いやすい画面操作も特徴の1つだ。ユーザーインターフェースは個人向けのAmazonとほぼ同じであるため、大掛かりなトレーニングが不要で、容易に利用を始められる。
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五十嵐氏によると、Amazonが大切にしている言葉に「Still Day One」がある。「毎日が常に『Day One』、 つまり最初の一歩を踏み出す日であり、お客様の期待に応えるために、今後も新しいチャレンジを続けていきます」。Amazonは顧客が必要とする多様な機能とサービスを提供し、これからも大学業務のイノベーションに貢献していく考えだ。
【お問い合わせ】
アマゾンジャパン合同会社
Amazonビジネス事業本部
mail：abjp-edu-contact@amazon.com
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