経費精算のペーパーレスで業務効率化を実現[AD]

アール医療専門職大学は、研究費等の経費管理業務のデジタル化を目指し、2023年からコンカーのシステムで運用を開始。ペーパーレス化など、業務効率化を実現している。

経費管理業務の最適化を支援

坂本 晴美　学校法人筑波学園
アール医療専門職大学 学長補佐室
高橋 輝 株式会社コンカー（写真右）

一般経費・研究費管理業務の最適化を支援するクラウドサービスを通じて、大学の組織基盤改革を支援するコンカー。同社では、立替精算を行う「Concur Expense」、請求書処理を行う「Concur Invoice」、出張手配を行う「Concur Travel」の3つの主軸サービスがある。

「いずれも多くの教育機関が紙やアナログ、人海戦術で対応している領域であり、システム導入によって短期的に大きな効果が得られます」とコンカーの高橋輝氏は話す。

アール医療福祉専門学校を運営する学校法人筑波学園は、2022年4月、新たにアール医療専門職大学を開学。生産性とガバナンスの両立を実現するため、コンカーの経費精算システムを導入した。

開学当初から経費精算システムを導入することで、研究費精算のペーパーレス化をはじめ、全学一体の業務効率化を推進している。学長補佐室の坂本晴美氏は、導入に踏み切った理由をこう話す。

「当法人の今までの学校運営との違いは研究費の管理・運用業務が加わる点でした。それらの運用には多くの種別がある上、それぞれルールや用途も異なります。しかし、教員からは迅速に運用できるシステムへの要望が多くあり、管理側にとってもストレスがかかりにくい運用を模索していました。また昨今は研究費のキャッシュレス化が進んでおり、コーポレートカード導入を検討していたことも大きなきっかけでした」

様々な決済サービスと連携
自動化で業務負担を軽減

経費精算システムでは、コーポレートカード支払いをはじめ、交通系ICカードやPayPayなど様々な決済サービスと連携し、経費明細を自動で取り込むことができる。さらにAIを活用したOCR技術により、スマホで紙の領収書を撮影するとデータが自動入力されるため、教員も経理部門も運用が楽になるシステムを目指していた同専門職大学のニーズに合致したという。なかでもコンカーを選んだ決め手となったのは、「コーポレートカードとの紐付け機能にありました」と坂本氏は振り返る。

「導入前に、コンカーからキャッシュレス、入力レス、ペーパーレス、承認レス、運用レスの５つの『レス』を実現する仕組みについて丁寧な説明があったことも、業務負担の軽減がイメージできて大変助かりました。規定違反の申請にアラートが表示されたり、申請時に予算内の申請であるかどうかを自動でチェックする機能も非常に便利です」(坂本氏）

導入に際しては、多くの教員からスムーズなコンセンサスが得られた。特に海外で研究活動を行う教員にとっては、大学に出向くことなく経費精算ができる点が高く評価された。

「文部科学省は不正抑止の観点からコーポレートカードの活用を推奨していますが、実際には管理側と教員双方の負担軽減効果も大きいと思います」(高橋氏)

今年から運用を開始した同専門職大学では、経費データの可視化も予定している。「今後はBIツール活用の支援を期待しています」と坂本氏から要望が語られた。

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【お問い合わせ】

株式会社コンカー
e-mail：info_japan@concur.com
Tel：03-6737-4300（平日10:00-17:00）

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