予算を見える化し段階的運用でDXを実現[AD]

コンカーは一般経費・研究費管理業務の最適化を支援するクラウドサービスを提供。同社の経費精算システムを導入している学校法人文京学院の活用事例を紹介する。

現場の改善要望を重要視
予算消化状況の見える化を実現

コンカーは、2010年の設立以来「経費精算を無くす」をビジョンに、立替精算、請求書処理、出張手配などのクラウドサービスを展開し、教育機関の組織改革を支援している。

文京学院は、幼稚園2園と中学・高校・大学・大学院を東京と埼玉の3キャンパスで運営し、専任教員約280人・専任職員約170人を擁する学校法人だ。以前から経理事務体制にさまざまな課題があったが、新型コロナを契機にペーパーレスの業務整備が急務になった。

「約1か月かけて学内24部署に経理事務に関するヒアリングを実施すると、収納・支払い・予算業務への改善要望が圧倒的多数を占めました。抜本的なシステム導入が必要だと判断し2022年4月からコンカーを運用開始しました」と文京学院 法人事務局総務部部長の品田容子氏は話す。また「現場の声をヒアリングし課題分析をしたことは他の大学が導入する上で非常に参考になるポイントかと思います」とコンカーの高橋輝氏は続ける。

学校法人の予算管理は、期初で収入がほぼ確定する、予算が教員個人に紐づいたり研究テーマごとについたりと管理単位がさまざまあるという特徴がある。文京学院では初めにコンカーの予算管理機能を用いて、予算閲覧者は教員と事務局職員、予算所有者は事務局職員に設定した。

「個別予算の消化状況は信号のように青・黄・赤色でほぼリアルタイムに表示されるので一目瞭然。予算調整機能により事務組織で予算転用ができるようにもなったので、保留額、支払額の調整ができるようにもなりました」（品田氏）

個別の予算ダッシュボードでは支出済み^※１、保留額^※２、残額^※３、経費残余^※４が視覚化されている。

「教員にとっては見やすく、予算管理が楽しくできる機能だと感じています」（品田氏）。「申請者がドラフトとして保存した金額も保留額として表示され、事務職員が確認できるのは管理のしやすさを後押しできているのではないでしょうか」（高橋氏）

段階的導入で運用を安定化
次の目標はBIツールの活用

文京学院では段階的なDXを目指し、職員、教員の順に導入を進めてきた。教員が立替をした場合、最初の１年間、精算は事務職員が代理入力した。コンカーの代理入力機能は代理操作者が当該教員のアカウントに切り替えて代わりに精算することができる。また、教員も自分の立替精算の提出状況を確認できる。

「法人カードを利用した明細はシステムに自動連携されるため、利用を推進し入力の負荷軽減にも努めてきました。2023年4月からは教員自ら入力をしています」（品田氏）

新たなシステムの採用となればデジタルに不慣れな教員からアレルギー反応が出てもおかしくない。品田氏は領収書のスマホ撮影によるデータアップロードや、交通系ICカードとのデータ連携など、コンカーの便利機能を周知していった。

「次第に教員の意識が変化していき、法人カード利用は教職員皆に広がってきています」（品田氏）

さらに技術系の教員は導入をポジティブに捉え、マニュアルを自ら作成し、年配の教員を巻き込んでいった。「スモールステップで進むことがDXを飛躍させる力になる」と高橋氏。品田氏は「今後経費データの更なる活用、承認レスの強化実現をしたいと思います」と話す。そのため、文京学院の次の目標はBIツールの活用を掲げる。同社では積極的に提案・支援していきたい考えだ。

※１ 経費精算、請求書処理の金額〔経理課承認済み〕
※２ 申請後、承認待ちの金額
※３ 予算額から支出済み、保留額を差し引いた額
※４ 未提出の経費〔申請者が入力保存した状態のレポートの金額〕

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