経費精算業務のDX で業務効率化とガバナンスを両立[AD]

福田貴容（コンカー公共営業本部部長）
2024年12月号

2025年4月、改正旅費法及び改正私学法が施行される。教育機関は紙中心の業務設計からの脱却が迫られる中、注目を集めているのが経費精算クラウドサービス「SAP Concur」だ。コンカーの担当者が、経費精算業務の効率化とガバナンスを両立するためのポイントを解説する。

旅費法改正で求められる
紙中心の業務設計からの脱却

福田貴容　株式会社コンカー公共営業本部部長

現在、教育機関では２つの法改正が注目を集めている。まず、2025年４月より施行される国家公務員等の旅費制度、いわゆる旅費法の改正だ。同改正では、旅費が定額支給から実費支給に改められることから、国立大学を中心に、旅費の規定の在り方や事務手続きの簡素化・効率化に向けた見直しの検討が進んでいる。

さらに、私立学校法の改正も同年４月から施行される。同改正は、不正防止を主眼としたガバナンス強化が目的であり、各学校はより公正で透明性のある旅費精算業務の運用が求められている。

「現状の旅費精算業務は、競争的研究費利用の実績報告のために、配分機関もしくは監査法人が紙保管を勧めていることに加え、不正抑止の観点からも紙での目視が慣習となっています。つまり、紙中心の業務設計であることが、大学全体の生産性を低下させる主因となっているのです。そうした中、旅費法改正に伴い実費支給に移行することで、提出すべき証憑の種類と量が増加し、生産性の低下やガバナンスの担保が一層難しくなると考えられます」とコンカーの福田貴容氏は話す。

2010年10月設立のコンカーは、世界有数の出張・経費管理クラウド「SAP Concur」の日本法人だ。国内時価総額トップ100社のうち68社に採用されるなど、高い導入実績を確立している。教育機関に向けては、一般経費・研究費管理業務の最適化を支援するクラウドサービスを通じて大学の組織基盤改革を支援しているが、SAP Concurのカバー領域は大きく３つの柱から構成される。旅費・立替精算を行う「Concur Expense」、請求書処理を行う「Concur Invoice」、そして、出張手配を行う「Concur Travel」だ。

「いずれも多くの教育機関が紙やアナログ、人海戦術で対応している領域であり、DXによって短期的に大きな効果が得られます。コンカーは民間企業で得た実績と知見をもとに、2019年から教育機関の競争力強化を支援しており、現在は10を超える教育機関で採用いただいています」

経費精算業務の課題を
４つの「レス化」で解決

従来、教育機関の経費精算業務では、入力や紙管理、確認作業に伴う負荷という課題があった。また、経費の発生源で現金利用を許容することでガバナンスが効かず、後続の業務にしわ寄せが来るというリスクも無視できない。これらの課題の解決案として、最新のデジタル技術を用い、各種デジタルデータと連携をすることで、４つの「レス化」を実現するのがSAP Concurだ。

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具体的には、現金利用による空出張や水増し計上を回避する「キャッシュレス」、日付・金額・支払先などの入力を省く「入力レス」、証憑類などの紙管理をなくす「ペーパーレス」、学校規定との照合などの人力による確認作業を軽減する「承認レス」が挙げられる。

これらの業務効率化に加え、不正防止を目的とするガバナンスの強化にも効果があると福田氏は話す。

「これまでは１%未満の悪意ある申請者の不正を抑止するために、膨大な労力と時間を使って経費精算業務の運用を厳格化してきました。しかし、SAP Concurを導入すれば、キャッシュレスによる改ざん防止やシステムでの規定自動チェックなどの仕組みが働き、不正を諦めさせることが可能なため、99%以上の善良な教職員の生産性向上に貢献できます」

キャッシュレスに関しては、法人カードや交通系IC、QRコード決済などの各種サービスとの連携により、実費データが自動でSAP Concurに取り込まれるため、教職員は紙の領収書を受け取る必要がなくなる。また、情報の改ざんや入力ミスが起こらず、承認者による目検の手間が軽減されるというメリットもある。

一方、キャッシュレス決済ができない場面では、現金支払い時の電子化に対応している。AIを活用したOCR（光学的文字認識）技術により、専用モバイルアプリからスマートフォンで領収書を撮影すると、日付や金額などのデータが自動入力される仕組みだ。

監査代行や分析機能の活用で
教育機関の競争力を強化

SAP Concurは事務担当者が精算書を入力した時点で、システムが自動的に学校規定と予算超過をチェックする機能も備えている。軽微な規定違反（イエローカード）があれば警告文付きで再申請を促す。重篤な規定違反（レッドカード）の場合は申請自体が不可になるため、承認者や経理部門はイエローカードの申請を重点的にチェックするだけで済み、大量の目検チェックや差し戻し作業から解放されるというわけだ。なお、目視でのチェックを必要とする箇所については、監査代行（アウトソーシング）のサービスも利用できる。

「自動チェックで確認業務を半減できますが、残り半分を目視でチェックするのが監査代行のサービスです。規定のチェック業務は個人の経験に依存し、属人化しやすいため、申請内容の不備が見逃される恐れがあります。そのため、規定チェックの前後など、任意のタイミングに監査代行を組み込むことで、承認業務が形骸化せず見逃しを防止できます」

システムの導入効果を最大化するためには、導入して終わりではなく、実績データに基づいた効果測定と改善アクションが重要となる。SAP Concurでは分析機能も備えており、規定違反・例外申請が多い教職員や、違反されやすい規定を検出できるため、潜在的な不正の抑止の他、規定の妥当性を踏まえた改定に役立てることも可能だ。

コンカーの分析によれば、SAP Concurを導入した民間企業や学校法人では、デジタル化によって紙処理業務の94%が削減され、紙処理以外の業務も48%削減されることが分かった。1申請当たり約56分かかっていた出張精算の所要時間も、約22分に短縮されたという試算結果も出ているという。

最後に福田氏は「法改正に伴い、紙中心の業務設計からの見直しを検討されている教育機関の皆様に向けて、コンカーでは簡易診断も実施しております。ぜひお気軽にお問い合わせください」と呼びかけた。

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